はるちゃん上司に優先順位をつけなさいと言われたよ〜
なおぴん優先順位をつけるのは難しいよね。
はるちゃん優先順位の付け方を教えて！
なおぴんまかせて！！
こんにちは。なおぴんです。
仕事に優先順位を上手に付けられているでしょうか？
私は、上司に「優先順位をつけなさい」と散々、言われました。また、仕事が終わらない日が多く、毎日忙しくしていました、、、
でも、本などで学び、学んだことを実践し、繰り返していくと優先順位を付けられるようになり、仕事がラクになりました。
優先順位を付ける事は簡単ではありませんが、優先順位が付けられるようになるとびっくりするほど使える時間が増えます。
そこで、今回は、優先順位の付け方について説明していきます。
- 仕事の優先順位が付けられない
- 仕事でいつも忙しくしている
- 仕事が多くてキャパオーバーになっている
優先順位とは
優先順位とひと言でいいますが、まずはきっちりと定義して確認してみましょう。
単に仕事の順番を付けるという意味ではありません。
優先順位は下記のように定義されています。
’’複数の事柄について順に着手していく際の順位。収益や業務効率といった特定の観点から見て、どの程度重要であるか主な判断基準をとする’’
実用日本語表現辞典より引用
はるちゃんあらためてみると、間違った判断してたと思ってきた、、、
なおぴんだよね。でも、ここでしっかり学べば大丈夫！
ポイントとなるのが、収益と業務効率です。
ここ基準として考えることが重要となります。
基準が決まっていないと、優先順位は立てられません。
優先順位の付け方３ステップ
優先順位の付け方は下記の３ステップです。
それでは説明していきます。
やる事をメモに書き出す
頭の中で考えるより、実際に書き出して仕事の量を見える化する事で優先順位を立てやすくなります。
実際に書き出してみると「こんなもんか。」と分かる場合もありますし「すぐに助けを依頼しないとヤバイ！」とこの時点で気付ける場合もあります。
優先順位が付けられていない人ほど、メモなどに書き出しておらず、頭の中で整理しようとしています。
やる事とやらない事を決める
メモで仕事を書き出したら、やらない事を決めます。
「これは本当必要か？」と問います。
この段階で、必要でないものに気付き仕事が減る場合も往々にしてあります。
やらない事が決まったら、自分がするべき仕事かどうか考えます。
人に任せられる仕事はどんどん任せます。
人に任せられるかどうか下記の４つの視点で考えます。
- 簡単に任せられるもの
- 任せられそうなもの
- 任せられなそうなもの
- 絶対に任せられないもの
上記の４つの視点で分けた場合、④以外は全て部下や同僚に任せるようにします。
③は意外だったかもしれません。
しかし、任せることで、自分が本当に重要な仕事に時間を使う事ができたり、部下や同僚のスキルアップに繋がります。
任せる努力をしましょう。
なおぴん他人に任せる仕事は先に依頼しておこう！
はるちゃんギリギリで依頼されたら依頼された側は困るよね。。
優先順位付け
いよいよ、優先順位をつけていきます。
優先順位をつけるためには、下記２つの基準を軸として考える必要があります。
緊急性×重要性
上記を軸に4つの分類に分けます。
- 緊急性かつ重要性が高いもの
- 緊急性は高いが、重要性が低いもの
- 重要性は高いが、緊急性が低いもの
- 重要性かつ緊急性が低いもの
自分の仕事を①〜④に振り分け、①から順に自分のスケジュールに落とし込んでいきます。
特に、1番大切な仕事は、1番先の予定に入れるようにします。
ただし、1番先に入れる仕事の難易度が高い場合や仕事の業務量が見えない仕事の場合は一番先は避けます。
頭を使わず、簡単にできることでスタートを切り、その次にスケジューリングした方が仕事が進みやすくなります。
なおぴん優先順位が高いからと言って難しい仕事をいりなり持ってくるのはNG。簡単な仕事でスタートダッシュを切ってからにしよう。
また、スケジュールに落とし込んでいく際は、余裕を持ったスケジュールを組むようにします。
緊急の仕事が入ったり、トラブルで仕事が進まず、予定通りの時間で完了しないことは、よくあることです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
上手に優先順位を付けるためには、実際に行動し、繰り返し実践していくことが必須です。
一朝一夕で出来るようなことではないと思います。
でも、繰り返し実践していくことで確実に出来るようになっていきます。
仕事をメモに書き出す作業や順番を考えることは、初めは面倒かもしれませんが、頑張ってやってみましょう。
この記事が、皆さんの役に立てば幸いです。
それではっ！！
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